صيغة خطاب دعوة زيارة عمل

صيغة خطاب دعوة زيارة عمل

حتى نتمكن من معرفة كتابة خطاب رسمي إلى جهى حكومية، يجب أولا أن نتعرف أولا بماذا يعني الخطاب الرسمي، وما هي أهم أنواع الخطابات الرسمية التي يمكن أن يقدمها المواطن، وكل هذا يتم من خلال بعض النقاط الهامة الآتية:

تعريف الخطاب:

يعرف الخطاب بصفة عامة أنه الوسيلة التي يتم بها التواصل من شخص إلى آخر، أو من شخص إلى جهة معينة، أو من جهة إلى جهة أخرى، وهناك العديد من أنواع الخطابات المتعددة والتي تكون لكل منها صيغتها وأسلوبها الخاص، على حسب الغرض من إرساله.

ويمكن التعرف على المزيد من خلال: كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية وما هي أنواع الخطابات الرسمية ؟

خطابات رسمية حكومية:

• الخطاب هو عبارة عن مكتوب يتقدم به الشخص إلى الجهة الحكومية أو الشركة الخاصة بالعمل، وذلك من أجل الحصول على خدمة معينة أو من خلال الموافقة على طلب معين.
• وهنا يجب أن يتم اتباع بعض النقاط حتى يتم كتابة المقال بشكل صحيح، ويفضل أن يتم اتباع صيغة الكتابة الصحيحة والتي يشملها الخطاب الذي يتم إرساله إلى أي جهة حكومية.
• حيث أن العديد من الأشخاص يرغبون في كتابة الخطابات بأنفسهم دون الذهاب إلى مختص في هذا المجال، لذلك فإنه يجب أن يتعرف أولا على صيفة الكتابة التي تتوافق مع الجهة الحكومية.

كما يمكن التعرف على المزيد من خلال: صيغة خطاب رسمي لوزير شكوى من أجل مكافحة الفساد

شكل الخطاب الرسمي

• يفضل أن يكون الورق الذي يتم عليه صيغة الخطاب ورق ابيض أو اصفر سادة، أو اختيار أوراق تحتوي على شعار الجهة الحكومية المرسال إليها الخطاب إذا وجدت، كما يفضل أن لا يحتوي الخطاب على أي رسومات أو أي أشكال في الخطاب حتى يعترف به رسميا.
• يفضل استخدام برنامج الوورد في كتابة الخطاب الرسمي، حيث يفضل أن يكون الخط بنوع Arial ويكون بحجم 16، أما إذا تم كتابة الخطاب بشكل يدوي فهنا يفضل أن تكون الكتابة باللون الأزرق وليس الأسود حتى يتم التفريق بين كتابة اليد وبين الطباعة.
• ويجب أن تكون هناك مسافة بين نقاط الخطاب، بحيث تتراوح المسافة بين كل نقطة ونقطة ما بين سطر وسطر واحد، ويتم الكتابة بداية من منتصف الصفحة السادة مع منه وضع أي إطار أو برواز للعنوان، وذلك من أجل الحفاظ على الخطاب الرسمي.
• ومن صيغة الكتابة المفضلة في الخطاب الرسمي بإلقاء التحية والسلام، وبعدها يتم وضع كلمة إلى السيد مدير الجهة الحكومية أو إلى السيد الرئيس، أو يتم تحديد الاسم مع تحديد درجة الوظيفة.
• وبعدها يتم تدوين الطلب بأسلوب يتناسب مع الجهة المقدمة إليها، وعند الوصول إلى نهاية الخطاب يتم الشكر في النهاية والتقدير ووافق الاحترام لاستقبالهم الخطاب.

وندعوك إلى التعرف على المزيد من خلال: نماذج خطابات رسمية جاهزة للمدير العام.. وبعض النصائح لكتابة الخطاب الرسمي

طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية

عند كتابة خطاب رسمي إلى جهة حكومية معينة يجب أن يكون هناك مجموعة من النقاط يجب جدا أن يراعيها الكاتب، وينتبه إليها بشكل كبير عند كتابة أي خطاب رسمي وهي كالتالي:

ضبط الترويسة:

• عند كتابة الخطاب يجب أن يتم ضبط الترويسة والتي تتم عن طريق كتابة عنوان الراسل في خارج الخطاب ليكون الاسم في الأعلى ويجب أن يهتم الكاتب بترتيب البيانات الخاصة به، ومن خلالها يتم كتابة رقم الشارع أو اسمه، وبعدها يتم كتابة اسم المدينة أو المركز التابع لها، ثم الرمز البريدي.
• أما عند إرسال خطاب رسمي من منطقة ريفية، فهنا يتم ذكر اسم القرية، ثم اسم المدينة أو المركز التابعة له، وبعدها يتم كتابة تاريخ تحرير الخطاب في اليسار اسفل الصفحة، ويفضل كتابة التاريخ بالكامل يوم/ شهر/ سنة.

العنوان الداخلي:

يجب أن يهتم الكاتب بتسجيل عنوان المرسل إليه في الخطاب، وهو الجهة الحكومية أو المؤسسة الرسمية التي يتم توجيه الخطاب إليها، ولكن يجب أن يتم ترك مسافة بين العنوان الداخلي وبين الترويسة، بالإضافة إلى إثبات تسجيل عنوان الجهة الحكومية الذي يتم إرسال الطلب إليه.

صيغة التحية:

يجب أن كتابة التحية أن تكون تحية افتتاحية، كما يجب أن تكون التحية اسفل العنوان بسطرين تقريبا، والتي تكون مثال السيد الوزير تحية طيبة وبعد، وغيرها من التحيات التي تقدم فيها التحية والتقدير والسعادة أثناء إرسالك للخطاب الرسمي.

محتوى الخطاب:

• يجب أن يحتوي الخطاب على مضمون الرسالة والتي يرغب المرسل في توضيحها، إلى الجهة أو المؤسسة الرسمية التي يتم توصيل الخطاب إليها، والتي تتمثل في الطلبات والشكاوي، وبعد التحية بسطرين يتم تدوين نص الخطاب.
• عند كتابة الخطاب يجب أن تكون كتابته بطريقة سلسة وبسيطة، وتكون أيضًا مرتبة الأفكار والطلبات، حيث يجب أن يكون أسلوب الكاتب مقنع إلى حد كبير، كما يجب وضوح خط الكتابة خاصة إذا كانت يدوية، وتكون هناك مسافة بين الكلمات وبعضها وبين الأسطر وبعضها أيضًا.

الخاتمة:

وفي نهاية الخطاب يجب الاهتمام بنقطة خاتمة الخطاب والذي يجب ذكر جمل ختامية بها، وهي ما تضمن بعض الجمل التي يمكن أن يستساغ منه الخاتمة، ومنها عبارات الشكر والتقدير والاحترام، والتي تتقدم بها لحسن الاستماع إلى الشكوى أو الطلب، بالإضافة إلى شكرهم على الاهتمام.

التوقيع أو الختم:

بعد الانتهاء من كتابة الخطاب وبعض الجمل الختامية فيه، يجب أن يقوم الكاتب بوضع التوقيع الخاص به أو عن طريق الختم الخاص بالأختام الرسمية أن امكن الأمر ذلك، وهذا بعد كتابة اسم الكاتب أو المرسل رباعي، ويجب ترك مسافة ثلاثة اسطر بين الخاتمة والتوقيع.

تاريخ تحرير الخطاب:

يجب كتابة التاريخ بالتفصيل حتى يعرف فترة تدوين الخطاب عبر اليوم والشهر والسنة وصيغة الموافق يوم ويتم كتابة اليوم من أيام الأسبوع.

نموذج خطاب رسمي لشركة أو جهة حكومية

يجب عند توجيه الخطاب الرسمي إلى جهة حكومية أو إلى شركة معينة أن يتم هنا تدوين الخطاب تبعا إلى هذا النموذج وهو كالتالي:

• السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أما بعد …..
• إلى السيد المحترم/ …………..
• تحية طيبة وبعد ……….
• ثم محتوى الخطاب.
• وفي النهاية كتابة ولكم جزيل الشكر والتقدير لحضراتكم.
• مرسلة لسيادتكم من/ ……………..
• وضع الختم أو التوقيع في اسفل الخطاب.
• تاريخ تدوين الخطاب باليوم والشهر والسنة.

أهمية الخطابات الرسمية

• يعتبر الخطابات الرسمية تكون لها أهمية كبرى في حياتنا خاصة إذا كانت على المستوى الوظيفي، حيث أنها تعتبر الوسيلة التي نستطيع من خلالها الوصول إلى مديري العمل أو أي جهة أخرى مرتبطة بنفس جهة العمل التابع لها المرسل.
• كما أن الخطاب يعتبر هو الوسيلة المثلى إلى التعامل مع الجهات الحكومية بشكل رسمي، أو يتم من التعامل من خلاله مع أفراد المؤسسة أو العمل في الوظائف الأعلى، وذلك عند تقديم الطلب أو الشكوى المعينة.
• كما يساعد الخطاب الرسمي على توفير الوقت لدى الراسل ومن جهده أيضًا، أو أنه يقوم بأخذ موعد من قبل مع الجهة الحكومية أو الشركة التي ترتبط بعمل معها، كما أنه يقرب المسافات أيضًا ويؤدي الغرض المطلوب من خلال نص محتوى الخطاب.